Нужна ли свертка в 1с 8.3. Как делать свертку базы. Как работает свертка

Под сверткой информационных баз 1С понимают процесс обработки документов и регистров конфигурации, а также формирование на начало некоторого года актуальных остатков, свернутых, скомпонованных данных регистров. При этом удаляются или помечаются на удаление документы прошлых лет, кроме документов важных для учета НДС, ОС и ряда других.

Для чего выполняют свертку информационной базы 1С

Свертка выполняется для уменьшения размера базы, более быстрой работы, уменьшения времени обновления и архивирования базы 1С.

Кроме того, используется для сохранения конфиденциальной информации. После проведения свертки, сотрудники и проверяющие организации не будут иметь доступа к документам прошлых лет в текущей рабочей базе.

Важно: в случае необходимости всегда можно развернуть из архива базу 1С 8.3 до свертки и получить необходимую информацию. Можно добавить базу «до свертки» как дополнительную в ярлык запуска 1С 8.3 и всегда иметь ее «под рукой».

Свертка базы 1С 8.3

Обработка Свертка информационной базы в конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3, Управление торговлей, ред.11 и в ряде других доступна из меню Администрирование – Сервис:

Совет 1. Воспользуйтесь обработкой на копии информационной базы 1С, проанализируйте результаты и затем проведите свертку рабочей базы.

Совет 2 . Перед сверткой сформируйте отчеты по тем объектам конфигурации, информация о которых из прошлых периодов будет нужна в будущих периодах. Прежде всего речь идет об учете основных средств, НДС, признании расходов прошлых периодов. Если ведете учет зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия, ред.3, то также понадобятся данные о взаиморасчетах с сотрудниками.

Внимание: Оборотно-сальдовую ведомость до свертки можно не формировать, поскольку в 1С 8.3 проверка ОСВ до и после свертки включена как один из этапов обработки.

Совет 3 . Подумайте, до какого периода будете проводить свертку. Иногда бухгалтера оставляют данные прошлого года, так как важно для начисления зарплаты. Или даже данные двух, трех предыдущих лет, если объем операций не слишком велик за эти годы.

Как сделать свертку базы 1С 8.3 Бухгалтерия на примере

Рассмотрим пример свертки реальной базы 1С 8.3 некоторого предприятия: конфигурация Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, ред.3. Это фактически конфигурация Бухгалтерия предприятия, ред.3, но расширенная за счет добавления специализированных отраслевых объектов.

Предположим, что информационная база предприятия после процесса тестирования и исправления, включая упаковку информационной базы, достигла 4 Гб. Пользователи работают в базе с 2011 года. Так как организацию проверяла налоговая инспекция, включая период 2015 года, и зарплату с 2016 года организация начисляет уже не в 1С 8.3 Бухгалтерия, а в 1С 8.3 ЗУП, ред.3, было принято решение свернуть базу вплоть до 2016 года.

Этап 1. Создание резервной копии

Из меню Администрирование – Сервис запускаем обработку под пользователем с правами Администратора. В нашем примере Админ . Вводим пароль пользователя Админ для доступа к базе 1С 8.3. Если выполняете свертку на уже созданной копии программы, то флажок Создать резервную копию можно сбросить. В противном случае – указываем Каталог резервной копии ИБ:

Если нажмем на клавишу F1 на клавиатуре, то сможем получить справку о предназначении и особенностях использования данной обработки. Ознакомившись, закрываем справку и по кнопке Далее переходим к следующему шагу обработки Пройденные этапы выделяются зеленым цветом.

Этап 2. Настройка свертки

На этом этапе определяем на начало какого года сформировать остатки в 1С 8.3. По умолчанию установлен флажок Установить дату запрета изменения данных. Она будет установлена на 31.12.2015 года в случае формирования остатков на начало 2016 года:

Есть возможность провести свертку базы по всем организациям или только по одной. По примеру в базе 1С 8.3 одна организация, поэтому выбора организаций для свертки в обработке не предлагается.

Этап 3. Формирование остатков

По кнопке Далее переходим к установке правил формирования остатков. Для типовых конфигураций они предопределены, а для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 есть возможность Восстановить рекомендуемые настройки, если их изменяли.

Можем задать правила свертки для Журнала проводок: Не сворачивать или Свернуть:

Можем определить правила отдельно для каждого регистра накопления:

По умолчанию, например, в обработке для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 стоит Не сворачивать у регистров НДС Покупки, НДС Продажи, НДС предъявленный и ряда других. То есть разработчики проанализировали какие параметры базы необходимо сохранить в полном объеме, а какие можно свернуть.

Но можем, к примеру, установить Не сворачивать у регистра накопления НДС, включенного в стоимость:

Этап 4. Просмотр операций

На этапе Просмотр операций можно открыть сформированные остатки на 01.01.2016г., в базу операции запишутся 31.12.2015г. Допускается остатки откорректировать или даже создать новую операцию ввода остатков по кнопке Создать:

Ниже приведены варианты созданных операций по регистрам бухгалтерии:

По регистрам сведений:

По регистрам накопления:

Этап 5. Проверка

Далее переходим к проверке созданных документов. На этом этапе видим отчет похожий на оборотно-сальдовую ведомость, сформированный на конец 2015 года на момент до свертки и после свертки. Расхождения между данными в нашем случае только по дополнительному счету 000, который использовали для ввода остатков на момент начала работы с базой:

Можно вывести и сравнить данные и по налоговому учету (НУ). Для этого используем как во всех стандартных отчетах 1С кнопку справа Показать настройки и выставляем флажок у показателя НУ:

Формируем отчет с данными по БУ и НУ. Затем переключаем проверку на Регистр сведений и накопления:

Есть возможность отобразить информацию по отдельным регистрам сведений и накоплений. По кнопке Еще можем установить или снять флажок выбора у регистров, информацию по которым хотим получить:

Этап 6. Удаление старых документов

Есть возможность по кнопке Назад перейти на предыдущие этапы свертки, в том числе удалить созданные документы остатков. Или по кнопке Далее перейти на следующий этап – Удаление старых документов . На этом этапе получаем предупреждение о необратимости процесса в 1С 8.3. Но старые документы будут пока лишь помечены на удаление. Этот этап гораздо продолжительнее всех предыдущих и может быть весьма длительным:

Этап 7. Готово

По завершению этого этапа получаем сообщение об успешном завершении свертки:

Этап 8. Удаление помеченных на удаление документов

Открыв Журнал операций видим, что документы с 2011 года помечены на удаление:

Совет 4. Воспользуйтесь в обработке Удаление помеченных объектов возможностью Частичного удаления объектов. Удаляйте связанные группы объектов. Выполняйте удаление поэтапно, а между этапами делайте перерывы. Или запланируйте свертку на период больших праздников.

Но перед удалением помеченных на удаление документов постройте необходимые отчеты, которые подскажут, остались ли все данные для правильного учета ОС, зарплаты, НДС.

В 1С 8.3 Бухгалтерия будет полезно до и после свертки сформировать отчеты на дату свертки:

• Ведомость амортизации ОС;
• Универсальный отчет по различным регистрам накопления для анализа расходов при упрощенке, для контроля НДС, взаиморасчетов с сотрудниками и т.д.;
• И другие отчеты в зависимости от учетной политики предприятия.

Дополнительно следует найти у партнеров 1С обработки, которые укажут на неиспользованные объекты конфигурации. Например, найти элементы справочника Номенклатура, ссылок на которых уже нет, так как документы прошлых периодов удалены. И, если не предполагаем больше продавать – покупать эту номенклатуру, то можно удалить ее.

В процессе работы информационной базы ее размер неминуемо увеличивается. В крупных компаниям он может достигать от 5 Гигабайт в год и более. Такой стремительный рост может сказываться как на быстродействии программы, так и на сохранности данных. Чем больше размер информационной базы, тем более вероятны сбои, влекущие за собой потерю данных.

Как очистить информационную базу 1С, сохранив всю необходимую информацию?

В этом вопросе поможет “свертка информационной базы 1С” – процесс обработки документов и регистров конфигурации, позволяющий удалить старые, ненужные документы. Вместо них формируется несколько документов ввода остатков на заданный период. Таким образом мы “обрезаем” ведение учета до заданного периода.

Основными целями свертки являются:

Увеличение скорости работы системы

Уменьшение размера информационной базы

О свертке стоит задуматься, если:

“тормозит” 1С

Большой размер базы 1С (от 5 Гигабайт и более)

Долго выполняется обновление 1С

“Мозолят” глаза документы прошлых лет

В рамках проекта передо мной встала задача: Как свернуть базу 1С при переходе с 1С:ERP 2.0 на 1C:ERP 2.1?

На момент необходимости свертки фирма 1С разработала штатные механизмы только для 1С:УТ 11 и 1С:БП 3.0, а также для более старых версий.

Для разработки свертки я взял за основу механизм из 1С:УТ 11. Релиз 1С:УТ 11 брал приблизительно того же времени выпуска, что и 1С: ERP 2.0.

Этапы свертки базы 1С

Свертка информационной базы осуществляется в три этапа:

ввод остатков

удаление данных прошлых периодов (удаление движений и пометка на удаление документов)

• сверка остатков с рабочей базой

Ввод остатков

Для ввода остатков в любой конфигурации предусмотрены специальные документы.

Конфигурация 1С:ERP является симбиозом нескольких подсистем. Для каждой подсистемы используются свои документы ввода начальных остатков.

Для части документов ввода остатков в 1С:УТ 11 предусмотрены процедуры автоматического заполнения остатками по регистрам.

Например, “товары на складах”, “взаиморасчеты с клиентами/поставщиками”, “заказы клиента/поставщику”, “возвратная тара”, “денежные средств”)

Для других документов необходимо разрабатывать свои процедуры.

Например, “расчеты с сотрудниками”, частично по регистрам бухгалтерии, кадровому учету, Внеоборотные активы.

Перед переносом остатков нужно провести анализ: какие данные исходной базы подлежат переносу. Для того, чтобы ничего не упустить при разработке, я определил, по каким регистрам накопления, бухгалтерии и сведений есть остатки (данные) в базе-источнике на дату ввода - разработал отчет по остаткам и движениям по всем регистрам накопления, сведений, бухгалтерии.

• Заполнение документов «Ввод начальных остатков»

По каждому виду операции ввода остатков я провел анализ на существование механизма ввода остатков в обработке из 1С:УТ 11, определил, какие регистры двигают данный вид операции. Для несуществующих механизмов ввода остатков разработал собственные.

• Заполнение документов “Корректировка регистров”, “Перенос данных” и “Операция(регламентированный учет)”

После разработки ввода остатков стандартными документами выяснилось, что для некоторых подсистем, механизмов, регистров нет соответствующих документов ввода остатков.

Например, остатков на производственных регистрах, “прочие активы и пассивы”, “заказы на перемещение”, “распоряжения на выпуск”, “расчеты с фондами по страховым взносам”.

Можно доработать конфигурацию для ввода остатков по таким регистрам (механизмам) или разработать заполнение остатков с помощью документов:

“Перенос данных” - подходит для регистров подсистем расчета зарплаты и управления кадрами

“Операция(регламентированный учет)” - подходит для остатков на регистрах бухгалтерии по тем данным, которые не отразились документами “Ввода остатков”

• “Корректировка регистров” - подходит для остальных подсистем.
• Сложные схемы ввода остатков

Для некоторых механизмов 1С:ERP нельзя ограничиться внесением остатков на дату свертки. Это обусловлено тем, что для определенных механизмов ключевые данные хранятся не только в регистрах, но и в самих документах. В основном это документы, на которые ссылаются данные регистров. В стандартной обработке ввода остатков такой механизм разработан для учета заказов покупателя. Суть его заключается в следующем:

1. Берутся остатки по незакрытым остаткам заказов

2. Документы из остатков помечаются специальным комментарием

3. Для частично не закрытых заказов табличная часть перезаполняется только данными остатков на дату свертки

В таком случае у нас не вводятся документы ввода остатков по регистрам механизма заказов, а документы заказа, по которым есть остатки, помечаются специальным комментарием. Такие документы при последующих этапах свертки не удаляются.

Такой же механизм я применил для кадровых документов. Документы сотрудников, работающих на дату свертки, пометил специальным комментарием, остальные документы были удалены на последующих этапах свертки.

Удаление данных прошлых периодов

Удаление данных производится в два этапа:

удаление движений документов

пометка документов на удаление

При удалении движений по каждому регистру:

1. Выбираются все документы, которые:

“двигали” регистр до даты свертки

2. Отключается использование итогов

3. Для каждого документа удаляются движения

Для каждого вида документов формируется список документов, не содержащих специальный комментарий. На них ставится пометка на удаление.

Сверка правильности ввода остатков с рабочей базой

Сначала проверяются остатки в целом по каждому регистру, по всем ресурсам (без детализации по измерениям). Если итоговая сумма каждого ресурса совпадает, то проверяем следующий регистр. Если есть разница, то анализируем более детальные остатки в разрезе измерений. Начинать необходимо с измерений, имеющих наименьшее количество разных значений.

Например, для большинства регистров первым анализируется измерение Организации. Выявляется, по каким организациям есть расхождения. Далее для каждой организации анализируются более детальные данные.

Если такие сложные системы как 1С:ERP, 1С:УПП, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление холдингом используются в большей степени для решения бухгалтерского учета, то возможно неполное или частично неправильное использование некоторого функционала программы. Это происходит из-за того, что сотрудники бухгалтерской службы производят контроль по регистрам бухгалтерии, выполняя ручные корректировки документами Операция(регламентированный учет) и не контролируют данные в соответствующих регистрах накопления.

В 1С:ERP основой для операций бухгалтерского учета являются регистры накопления. Операции формирования документов ввода остатков выполняются на основании данных регистров накопления.

В этой ситуации остатки, введенные сверткой базы по данным регистров накопления, по регистрам бухгалтерии будут различаться между новой и рабочей базой.

Существует два варианта решения проблемы:

1. В рабочей базе привести остатки по регистрам накопления в порядок

2. Переписать процедуры ввода остатков с данных регистров накопления на данные регистров бухгалтерии (если данные в регистрах бухгалтерии покрывают данные в регистрах накопления). Я использовал второй способ.

Организация процесса свертки данных

Для орагнизации свертки информационной базы обычно создается отдельная ее копия и в ней запускается обработка, которая выполняет операции, описанные выше. Копия базы делается для того чтобы сохранить в отдельной базе старые данные, а в новой свернутой базе продолжить работу.

Все было бы просто, если бы не большое время выполнения обработки – от нескольких часов до нескольких недель.

Длительность процесса свертки зависит от:

конфигурации базы

используемых подсистем

объема внесенных данных до даты свертки

Из-за длительности процесса возникают две существенные проблемы:

2. Сложность тестирования обработки свертки . На этапе разработки методологии свертки или написания кода обработки возрастает цена ошибки. Если, например, процесс свертки занимает 1 день, то процесс тестирования при 10 ошибках может занять 10 дней, если каждая ошибка выявлялась не сразу, а после каждого нового тестирования. А если свертка занимает не 1 день, а неделю? А если не 10 ошибок, а больше?...

Для решения этих проблем я использовал план обмена и обработку “Выгрузка и загрузка данных XML”.

В рабочей базе я добавил план обмена, фиксирующий все изменения после создания копии базы для свертки. После свертки измененные данные в рабочей базе переносил обработкой “Выгрузка и загрузка данных XML”. Таким образом пользователям не пришлось вносить данные в Новую базу, они были перенесены автоматически.

Выявление ошибок написания кода обычно происходит на этапе сверки остатков, т.е. после введения остатков и удаления данных прошлых периодов. Так как этап удаления довольно длительный, а правильность введения остатков в большинстве случаев не зависит от этапа удаления, то практичнее тестирование и доработку ввода остатков делать в отдельной третьей базе. Пока в Новой базе проходил процесс удаления данных прошлых периодов, я устранял выявленные ошибки в обработке свертки и дорабатывал новые процедуры свертки. После окончания удаления старых документов и движений у меня была готова Новая база, но с неправильными остатками. На отдельной копии рабочей базы я формировал документы остатков, изменения автоматически фиксировались в плане обмена, и обработкой “Выгрузка и загрузка данных XML” переносил измененные остатки в Новую рабочую базу. При выявлении новых ошибок – повторял эти операции. Данный метод значительно ускорил разработку и тестирование процедур ввода остатков.

База клиента содержала 1,5 млн. документов в прошлом периоде.

Длительность операций составляла:

1 час – ввод остатков

6 суток – удаление движений

4 суток – установка пометок удаления

Так как процесс разработки довольно трудоемкий, а продолжительность выполнения этапов свертки велика, то на будущее я определил для себя следующую последовательность действий:

1. Добавление в рабочей базе плана обмена.

2. Создание копии базы – «новая свернутая база»

3. Запуск в свернутой базе процедуры удаления всех данных до даты свертки (самая длительная операция)

4. Анализ остатков и разработка операций ввода остатков

5. Формирование в отдельной копии процедуры ввода остатков (с регистрацией изменений в плане обмена)

6. Перенос данных ввода остатков из копии рабочей в «новую свернутую базу»

7. Проверка остатков, при необходимости повторение пунктов 5,6,7.

Сложно с первого, да и со второго раза написать идеальную обработку свертки базы для 1С:ERP, необходимо досконально знать изнутри каждый механизм, каждую подсистему, но с каждым разом будет получаться все лучше и лучше.

Спустя некоторое время, базы 1С сильно увеличиваются в размерах, что может плохо сказаться на скорости работы системы. Да и видеть старые документы пятилетней давности не всегда требуется и часто мешает. Что бы избавится от старых документов, отчистить базу и ускорить программу разработчики 1С придумали простое действие — свертка информационной базы 1С.

Что такое свертка базы в 1С 8.3 ? Свертка — это ввод актуальных остатков на определенную дату и удаление старых, ненужных документов. Ниже я расскажу как сделать свертку для типовой конфигурации на примере 1С Бухгалтерия 3.0.

Эта инструкция подойдет и для других современных конфигураций — Управление торговлей (УТ) 11, Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.0, ERP 2.0, Управление небольшой фирмой (УНФ). Если конфигурация не типовая — процедуру необходимо делать крайне осторожно и хорошо проверить данные после свертки.

Первым делом — обязательно сделайте . Если что то пойдет не так — вы всегда сможете вернутся к первоначальным данным.

Свертку необходимо производить без работающих в системе пользователей. Поэтому заранее попросите выйти из программы коллег.

Инструкция по свертке базы

Зайдите в программу 1С в режиме Предприятия. Зайдите на вкладку “Администрирование”, выберите пункт “Свертка информационной базы”:

В открывшемся окне программа сама предложит сделать резервную копию программы — не стоит отказываться:

Если программа не сможет по какой то причине создать копию — обязательно сделайте её вручную, по данной инструкции. Переходим к следующему этапу, нажимая кнопку “Далее”. Система предложит выбрать какие организации нуждаются в свертке и на какой период.

Выберем “Все организации” и период 2015 год:

На следующем этапе система предложит выбрать регистры для формирования остатков. Данные настройки лучше оставить по умолчанию и продолжить процесс далее.

На этапе “Просмотр операций” система сформирует документы ввода остатков, которые доступные для просмотра и проверки.

Если операции введены корректно — можно переходить к автоматизированной проверке. Там вы можете увидеть аналог оборотно-сальдовой ведомости до и после операции свертки.

Проверка свертки 1С

Если у вас появились сомнения, операцию всегда можно отменить и вернутся к первоначальному состоянию.

После ручной проверки можно данных можно переходить к последнему этапу — пометка на удаление старых документов. Этот этап может занять от 10 минут до нескольких часов, в зависимости от объема базы и количества операций.

Вот и всё — свертка базы 1С Бухгалтерия 8.3 готова! В любом случае после удаления старых документов рекомендую проверить основные отчеты на схожесть информации. В крайнем случае вы всегда можете восстановить базу данных из резервной копии.

После окончания процесса рекомендуется запустить обработку “Удаление помеченных объектов”, что бы избавиться от ненужных документов. Созданные документы свертки расположены в разделе “Операции”, в пункте “Операции, введенные вручную”.

Если вам нужно сделать свертку в 1С 8.2 и 7.7, то она практически не отличается от приведенных выше, за исключением того, что она делается отдельными обработками.

Свертка базы 1С 8.2 — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.

Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:

• большой объем данных на дисках (для файловой БД размер более 12 Гб — критический, в один прекрасный день программа просто не откроется);
• вследствие большого объема может упасть быстродействие базы данных;
• документы за прошлые периоды «мазолят глаза».

Порой за 3-4 года работы база 1С «вырастает» минимум до 4-5 гигибайт объема.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С .

Что такое свертка базы в 1С

Свертка базы 1С — это регламентная операция, в которую входит удаление старых ненужных документов. Вместо документов, как правило, формируется 1 документ ввода остатков на определенный период. Тем самым мы обрезаем ведение учета в базе до определенного периода.

Как свернуть базу 1С

Процедура свертки производится обычно с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для 1С версии 8. Однако, надо понимать, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производиться только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появиться ошибки, которые будут видны не сразу. Если у Вас не типовая конфигурация, для свертки базы Вам лучше обратиться к .

Сами обработки свертки делают, по сути, следующие процедуры:

• вводится документ «Ввода остатков» по всем счетам/регистрам на требуемую дату;
• удаляют документы до требуемый даты.

Для примера: свертка базы 1С 8.2 бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.

Скачать обработки для свертки 1С

Для свертывания лучше всего скачать свежую обработку свертки для 1С (7.7 и 8) от официальных разработчиков — фирмы 1С, на сайте http://its.1c.ru/ . Также обработку можно скачать от сторонних разработчиков или даже купить доработанные версию по функционалу от частных программистов 1С.

Свертка базы данных - необходимая процедура, с которой сталкивается огромное количество пользователей ПО 1С. В процессе работы, база данных обрастает большим количеством документов, которые не представляют собой ценности в данный период времени. Для того чтобы исключить их из рабочего поля, но при этом сохранить для возможности обращения к ним в дальнейшем, их сворачивают. В данном материале мы дадим ответ на вопрос, что такое свертка и как правильно осуществляется данная операция.

Для чего нужна свертка?

Работа с информационными базами 1С во многих компаниях осуществляется на протяжении длительного количества времени, что в свою очередь приводит к увеличению размеров базы. Ее рост происходит еще быстрее в крупных организациях, осуществляющих большое количество операций. Кроме того, зачастую одна и та же база обслуживает несколько организаций. В данном случае ее размер может достигать больших значений. В некоторых случаях, база данных может достигать объема в 4-5 гигабайт, всего за несколько лет работы.

Такое положение дел приводит к некоторым сложностям, таким как:

• Замедление скорости работы с программой;
• Рост времени создания резервной копии базы данных;
• Накопления большого количества старых документов, которые могут мешать пользователю при работе с программой.

Существует и критический объем базы данных, при котором и вовсе работа с ней становится невозможной, так как программа просто не откроется. Для файловой базы критический объем равен 12 гигабайтам.

Для того чтобы избежать всех перечисленных выше проблем необходимо свернуть базу 1с. Суть этой процедуры заключается в уменьшении рабочего объема, путем осуществления архивации и компоновки прошлых документов, а также удаления той информация, которая является ненужной.

Как осуществляется свертка?

Чтобы сделать свертку базы данных, необходимо выбрать подраздел учета под названием «Администрирование». Затем, на панели действий следует найти группу «Сервис». В ней вы увидите кнопку, которая называется «Другие команды…». Именно на нее нужно кликнуть, после чего на экране появится специальная форма, на которой появится список последовательных операций. Дело в том, что для того, чтобы 1с свертка базы была выполнена правильно, следует осуществлять данную процедуру в несколько этапов. После успешного прохождения каждого этапа, соответствующий пункт в списке отмечается зеленым цветом.

Свертка базы 1с осуществляется в шесть ступеней:

1. Создание резервной копии;
2. Настройка операции;
3. Формирование остатков;
4. Просмотр операции;
5. Проверка;
6. Контроль старых документов.

Более детально рассмотрим каждый пункт по отдельности.

Создание резервной копии

Перед осуществлением любых операций над базой данных следует осуществлять резервное копирование, чтобы сохранить информацию в случае непредвиденных обстоятельств. Свертка информационной базы не является исключением, именно поэтому ее первым этапом является создание резервной копии.

Для того чтобы начать процедуру следует поставить флажок в соответствующем поле. Под ним находится два поля:

• Администратор - имя пользователя ИТС;
• Пароль для пользования услугами ИТС.

Ниже вам будет предложено выбрать каталог, в который будет сохранена резервная копия.

После этого, программа даст вам предупреждения, что для успешного резервного копирование следует перезапустить программу. Как итог, спустя некоторое время, длительность которого зависит от объема БД, резервная копия будет создана, пункт меню подсветится зеленым, и вам можно будет переходить к следующей операции.

Настройка

Данный этап является самым главным и определяющим, к нему следует подходить наиболее внимательно. Вам понадобится осуществить настройку осуществляемой процедуры. Она включает в себя определение следующих параметров:

• Период, к началу которого свернуться остатки;
• Количество и наименования организаций, по отношению к которым будет осуществлена свертка базы;
• Дата запрета на изменение данных.

Рекомендуется осуществлять процедуру сразу для всех организаций, которые обслуживает данная БД. Тем не менее, если это недопустимо по каким-то причинам, можно свернуть базу 1с и для определенных организаций. В таком случае, при появлении необходимости, свертку для остальных организаций можно сделать отдельно впоследствии. Также рекомендуется делать свертку к началу прошлого года, это наиболее эффективный вариант.

Формирование остатков

Формирование остатков представляет собой операцию по детальной настройке планируемой операции. В данном меню вам при необходимости нужно определить те регистры, которые следует обрезать. Они группируются по трем категориям:

• Бухгалтерские регистры;
• Накопительные регистры;
• Регистры сведения.

Просмотр операции

Данный пункт меню позволяет пользователю изучить подготовленные документы, чтобы в случае необходимости, можно было вернуть их назад до удаления. Кроме того, здесь имеется возможность открыть любой документ и внести в него изменения.

Проверка

Данный этап позволяет сделать отчеты по бухгалтерским, накопительным регистрам и регистрам сведения. Также можно получить всю информацию по бухгалтерскому и налоговому учетам. В правой части экрана находится кнопка, позволяющая осуществить настройку стандартного отчета.

Удаление старых документов

Название данного пункта говорит сам за себя. Здесь осуществляется удаление всех старых документов, которые вам более не нужны. В отличие от всей остальной информации, эти документы удаляются окончательно.

Чтобы избежать удаления документов, которые могут вам понадобиться в дальнейшем, на два предыдущих пункта следует обратить особое внимание

Заключение

Свертка базы - важнейшая процедура, которая в значительной степени упрощает работу в 1С программе. В данном материале мы подробно рассмотрели, как свернуть базу 1с. Процедура осуществляется в несколько этапов и не вызовет сложностей у подготовленного пользователя.